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Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati, e presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni (elenco). Interviene sia nel ciclo attivo sia nel ciclo passivo.

Conservare digitalmente
significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione (trasformazione del cartaceo in digitale).

Una precisa normativa regola la procedura legale/informatica della conservazione sostitutiva; in particolare, viene prevista una figura di riferimento centrale, che deve essere opportunamente formata, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva e la redazione di un Manuale del Responsabile.

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